GED é a sigla comumente usada para soluções em Gerenciamento Eletrônico de Documentos. É uma modalidade de software que permite ao gestor, por meio de uma estrutura de ferramentas estrategicamente selecionadas, o gerenciamento prático e eficaz de criação, aprovação, distribuição, uso e preservação de documentos.
Por que usar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
A princípio, cabe destacar que a estocagem de dados físicos se torna nitidamente obsoleta devido a sua natureza, que: (I) Demanda espaço físico de estocagem; (II) Possui uma enorme complexidade no que condiz ao acesso imediato de dados; (III) Causa a degradação e a insegurança na manutenção de documentos; e (IV) Entre diversos outros problemas, abre espaço à erros humanos, ou seja, problemas que podem facilmente ser evitados pelo gestor ao escolher utilizar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED.
Desta forma, esta ferramenta permite ao gestor, de maneira rápida e assertiva: (I) Acessar aos documentos de sua empresa de qualquer lugar; (II) Padronizar o armazenamento de dados; (III) Incrementar seu processo de administração, aprovação, distribuição, entre outros; (IV) Reduzir, ou até mesmo cortar gastos com papelada e arquivamentos físicos; (V) Divulgar seus resultados de maneira ordenada; e (VI) Cumprir requisitos para os Sistemas de Gestão de Qualidade, Meio Ambiente, Saúde e Segurança Ocupacional.
